In a mahjong club the hostess is the person who receives the group that night: her home or the venue she reserved, the tables, something to eat. It's the most generous job in the club and the one that most needs clear rules, because without them the same three people end up doing it every month.
A season's rotation is fair when every member hosts once before anybody hosts a second time. That is the rule. The rest is mechanics:
Life happens. A hostess who can't host anymore should release the date as early as possible, and at least one week ahead, so someone else can take it. The club chat is not the place for this: the date should go back to "free" on the calendar where everyone can see it and take it. A date released with less than a week's notice usually falls on the admin, so make the week the rule.
When the venue changes every week, the address is as important as the date. Every hostess date should carry the address, and every member should be able to open it in her maps app with one tap. "My house" is enough for old friends and useless for the member who joined last month. If the club has a usual venue, make it the default and let the hostess change it when she hosts somewhere else.
If the hostess covers the food and drinks, many clubs chip in a fixed amount per player, paid from friend to friend before or on the night. Keep it simple: a suggested amount per night, a note of who already chipped in, and no money handled by the club itself. The gesture matters more than the amount.
It happens, especially around holidays. Two approaches that work:
A hostess may bring a guest to complete a table. Guests play, they can even make mahjong, but they don't take a club member's seat and they don't compete for the prize. If a guest keeps coming back, she joins the club as a member and takes her place in the rotation.
The hostess calendar only works if everyone sees the same thing: the dates, who took each one, which ones are free, and the address of each. A shared calendar can do it. An app like Mah Tables does it with the venue on the map, a list of who hasn't hosted yet, one tap to take or release a date, and a notice to the club when a date opens up.
Mah Tables keeps the hostess calendar for the club: free dates anyone can take, the venue on the map, who hasn't hosted yet, and a notice when a date opens up. Free on iPhone, in English and Spanish.
She receives the group that night: provides her home or the reserved venue, sets one table per four players with sets and racks, offers light food and drinks, and keeps the night on time. In some clubs the players bring a dish each.
One rule: everyone hosts once before anyone hosts a second time. Put the dates on a visible sign-up calendar, let members take free dates themselves, keep a list of who hasn't hosted yet and reopen the calendar for second turns once everyone has hosted.
Announce at the start of the season that the admin assigns the member who has gone longest without hosting, with two weeks' notice. Many clubs also rule that a member who has never signed up to host doesn't compete for the prize of the month.
En un club de mahjong la hostess es quien recibe al grupo esa noche: su casa o la sede que reservó, las mesas, algo de comer. Es el trabajo más generoso del club y el que más necesita reglas claras, porque sin ellas las mismas tres personas terminan haciéndolo cada mes.
La rotación de una temporada es justa cuando cada socia recibe una vez antes de que alguien reciba por segunda vez. Esa es la regla. El resto es mecánica:
Las cosas pasan. Una hostess que ya no puede recibir debe soltar la fecha lo antes posible, y al menos con una semana de anticipación, para que otra la tome. El chat del club no es el lugar para esto: la fecha debe volver a «libre» en el calendario, donde todas la ven y la pueden tomar. Una fecha soltada con menos de una semana suele caer sobre la administradora, así que hagan de la semana la regla.
Cuando la sede cambia cada semana, la dirección importa tanto como la fecha. Cada fecha de hostess debe llevar la dirección y cada socia debe poder abrirla en su app de mapas con un toque. «Mi casa» basta para las amigas de siempre y no sirve de nada para la que entró el mes pasado. Si el club tiene una sede habitual, pónganla como predeterminada y que la hostess la cambie cuando reciba en otro lado.
Si la hostess cubre la comida y las bebidas, muchos clubes cooperan con una cantidad fija por jugadora, pagada de amiga a amiga antes o durante la noche. Que sea simple: una cantidad sugerida por noche, una nota de quién ya cooperó y nada de dinero manejado por el club. El gesto importa más que la cantidad.
Pasa, sobre todo cerca de las fiestas. Dos enfoques que funcionan:
Una hostess puede llevar una invitada para completar una mesa. Las invitadas juegan, incluso pueden hacer mahjong, pero no le quitan el lugar a una socia ni compiten por el premio. Si una invitada sigue viniendo, se une al club como socia y entra a la rotación.
El calendario de hostess solo funciona si todas ven lo mismo: las fechas, quién tomó cada una, cuáles están libres y la dirección de cada una. Un calendario compartido puede hacerlo. Una app como Mah Tables lo hace con la sede en el mapa, la lista de quién falta de ser hostess, un toque para tomar o soltar una fecha y un aviso al club cuando se libera una fecha.
Mah Tables lleva el calendario de hostess del club: fechas libres que cualquiera toma, la sede en el mapa, quién falta de ser hostess y un aviso cuando se libera una fecha. Gratis en iPhone, en inglés y español.
Recibe al grupo esa noche: pone su casa o la sede reservada, arma una mesa por cada cuatro jugadoras con juegos y atriles, ofrece algo ligero de comer y bebidas, y lleva el horario de la noche. En algunos clubes cada jugadora lleva un platillo.
Una regla: todas reciben una vez antes de que alguien reciba por segunda vez. Pongan las fechas en un calendario visible para apuntarse, dejen que las socias tomen las fechas libres ellas mismas, mantengan la lista de quién falta y reabran el calendario para segundos turnos cuando todas hayan recibido.
Anuncien al inicio de la temporada que la administradora asigna a la socia que lleva más tiempo sin recibir, con dos semanas de aviso. Muchos clubes también establecen que quien nunca se ha apuntado de hostess no compite por el premio del mes.