Mahjong has one hard constraint: four players per table, no more, no less. Every attendance problem in a club comes from that number. Here is how clubs fill their tables every week without the admin spending her Tuesday counting replies.
Thirteen players is one too many for three tables and three short of four. The hostess needs to know how many tables to set; the admin needs to know whether someone must sit out or someone must be found. A club where people "just show up" works with four or eight friends and breaks the week it has eleven. Confirming attendance is the fix, and it has to be easy enough that people actually do it.
Set the number of seats for each night: eight, twelve, sixteen. The hostess decides based on her space. When a night is full, the next person who confirms goes on the waitlist instead of creating a table of one. If the hostess can add a table, she raises the seats and the waitlist moves in.
A waitlist only works if it moves on its own. The rule: the first to join the waitlist is the first to get a seat when someone cancels, and she is told immediately. If the waitlist depends on the admin noticing a cancellation and messaging the next person, seats go empty. Make the order public so nobody wonders why she was skipped.
Ask every member for one of three answers before each night:
The second answer is the one clubs forget. "No reply" and "not coming" look the same in a group chat and are very different to the hostess.
When someone who confirmed can't come, her seat is offered first to the waitlist, then to the whole club. Whoever takes it becomes her sub for the night. Two norms keep this fair: ask for a sub as early as you can, and once your seat is covered, don't take it back. If nobody covers it, the hostess reorganizes the tables and someone may sit out a round; that's normal and nobody's fault.
A table of three is the worst outcome of the night. Allow the hostess, or the admin, to bring a guest to complete a table when the club is one short. Guests play and can make mahjong, but they don't take a member's seat and they don't compete for the prize. If a guest comes three times, invite her to join.
Ask for confirmations by the day before. Send one reminder the morning of the game night with the venue and the tables. That single reminder removes most of the "I forgot it was today" cancellations.
A group chat can carry this for a small club. An app like Mah Tables does it with one tap per member: confirm, waitlist that moves on its own with a notice, "I can't this time", ask for a sub, the admin seats a guest on a free seat, and the day-of reminder sent to everyone.
Mah Tables fills the tables with one tap per member: confirm, automatic waitlist with notices, 'I can't this time', ask for a sub, guests on free seats and the day-of reminder. Free on iPhone, in English and Spanish.
A multiple of four: eight, twelve or sixteen, decided by the hostess based on her space. When a night is full, the next person who confirms goes on the waitlist, and the hostess can raise the seats if she adds a table.
The first member to join the waitlist is the first to get a seat when someone cancels, and she is told right away. The order is public. If the waitlist depends on the admin noticing and messaging people, seats go empty.
The seat is offered to the waitlist, then to the whole club. If nobody takes it, the hostess or admin can bring a guest to complete the table. Guests play but don't compete for the prize. If nobody is found, the tables are reorganized and someone sits out a round.
El mahjong tiene una sola restricción dura: cuatro jugadoras por mesa, ni más ni menos. Todos los problemas de asistencia de un club vienen de ese número. Así llenan sus mesas los clubes cada semana sin que la administradora se pase el martes contando respuestas.
Trece jugadoras es una de más para tres mesas y tres de menos para cuatro. La hostess necesita saber cuántas mesas armar; la administradora necesita saber si alguien se queda fuera o si hay que conseguir a alguien. Un club donde la gente «solo llega» funciona con cuatro u ocho amigas y se rompe la semana que tiene once. Confirmar asistencia es la solución, y tiene que ser tan fácil que la gente realmente lo haga.
Fijen el cupo de cada noche: ocho, doce, dieciséis. La hostess decide según su espacio. Cuando una noche se llena, la siguiente que confirma pasa a la lista de espera en lugar de crear una mesa de una. Si la hostess puede agregar una mesa, sube el cupo y la lista de espera entra.
Una lista de espera solo funciona si se mueve sola. La regla: la primera en entrar a la lista de espera es la primera en recibir lugar cuando alguien cancela, y se le avisa de inmediato. Si la lista depende de que la administradora note la cancelación y le escriba a la siguiente, los lugares se quedan vacíos. Hagan público el orden para que nadie se pregunte por qué la saltaron.
Pidan a cada socia una de tres respuestas antes de cada noche:
La segunda respuesta es la que los clubes olvidan. «Sin respuesta» y «no voy» se ven igual en el chat del grupo y son muy distintas para la hostess.
Cuando alguien que confirmó no puede ir, su lugar se ofrece primero a la lista de espera y luego a todo el club. Quien lo toma es su suplente esa noche. Dos normas lo mantienen justo: pide suplente lo antes posible, y una vez cubierto tu lugar, no lo retomes. Si nadie lo cubre, la hostess reacomoda las mesas y alguien puede descansar una ronda; es normal y no es culpa de nadie.
Una mesa de tres es el peor resultado de la noche. Permitan que la hostess, o la administradora, lleve una invitada para completar una mesa cuando al club le falta una. Las invitadas juegan y pueden hacer mahjong, pero no le quitan el lugar a una socia ni compiten por el premio. Si una invitada viene tres veces, invítenla a unirse.
Pidan las confirmaciones para el día anterior. Manden un recordatorio la mañana de la jugada con la sede y las mesas. Ese único recordatorio elimina la mayoría de las cancelaciones de «se me olvidó que era hoy».
Un chat de grupo puede con esto en un club pequeño. Una app como Mah Tables lo hace con un toque por socia: confirmar, lista de espera que se mueve sola con aviso, «No puedo esta vez», pedir suplente, la administradora sienta a una invitada en un lugar libre y el recordatorio del día enviado a todas.
Mah Tables llena las mesas con un toque por socia: confirmar, lista de espera automática con avisos, «No puedo esta vez», pedir suplente, invitadas en lugares libres y el recordatorio del día. Gratis en iPhone, en inglés y español.
Un múltiplo de cuatro: ocho, doce o dieciséis, según el espacio de la hostess. Cuando una noche se llena, la siguiente que confirma pasa a la lista de espera, y la hostess puede subir el cupo si agrega una mesa.
La primera socia en entrar a la lista de espera es la primera en recibir lugar cuando alguien cancela, y se le avisa de inmediato. El orden es público. Si la lista depende de que la administradora se dé cuenta y escriba, los lugares se quedan vacíos.
El lugar se ofrece a la lista de espera y luego a todo el club. Si nadie lo toma, la hostess o la administradora puede llevar una invitada para completar la mesa. Las invitadas juegan pero no compiten por el premio. Si no se consigue a nadie, se reacomodan las mesas y alguien descansa una ronda.